Die Herausforderung
Unserem Kunden, WWF Österreich, war es ein großes Anliegen die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung zu digitalisieren und in einer einheitlichen Gesamtlösung abzubilden. Einerseits um den Papierverbrauch zu reduzieren, andererseits um wertvolle Unternehmenszeit, die rund um die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung aufgewendet wird, einzusparen. Zudem sollten Mehrfachspeicherungen von Excel-Dateien, passwortfreie Zonen und die Ablage von Hardcopies in diesem Zusammenhang abgeschafft werden und somit der Schutz der persönlichen Daten verstärkt werden.
Nach eingehender Marktrecherche und umfassenden Testversuchen hat sich TimeTac als der ideale Partner für WWF Österreich herausgestellt.
Michael Mayer: „Uns hat der Mix aus Funktionalität, intuitiver Bedienung, kompetentem, lokal angesiedelten Service und Kosten, den TimeTac bietet, überzeugt.“
Die Lösung
Professionelle Einführung und Start mit Mai 2020
Um die Anforderungen, wie beispielsweise aktive/passive Reisezeit, Pausenabzug, Zuschlagsregelungen, Antrags-Workflow von Abwesenheiten korrekt abzubilden, hat sich WWF Österreich bei der Einführung von TimeTac für das Onboarding-Service entschieden. Im Onboarding-Service werden die Kunden bei der Implementierung von TimeTac Schritt für Schritt begleitet und aktiv unterstützt – von der Konfiguration bis hin zum erfolgreichen Start. Im Mai 2020 wurde TimeTac erfolgreich in Betrieb genommen.
Rascher Eintrag der Zeiten
Alle Mitarbeitenden bei WWF Österreich erfassen ihre Arbeitszeit mit TimeTac per Webbrowser und via Mobile App. Die Zeiterfassung findet in erster Linie nachträglich in der Kalenderansicht statt, die Mitarbeitenden buchen auf 15 unterschiedliche Aufgaben ihre Arbeitszeiten. Die Pausen werden mittels automatischem Pausenabzug von selbst eingetragen und in der Stundenabrechnung korrekt berücksichtigt.
Ein kleiner Teil der Belegschaft bucht die Arbeitszeit über die Projektzeiterfassung von TimeTac, um die Arbeitszeiten projektbezogen zurechnen und mit umfangreichen Reportings auswerten zu können.
Schnelle und intuitive Erfassung von Abwesenheiten
In der Urlaubsverwaltung können verschiedene Abwesenheiten abgebildet werden, die für WWF Österreich relevant sind. Die Mitarbeitenden wählen lediglich per Pull-Down-Menü die jeweilige Abwesenheit aus und lösen den digitalen Antrags-Workflow aus. Der zuständige Vorgesetzte erhält diesen Antrag automatisch übermittelt und kann diesen digital genehmigen oder ablehnen.
Reminderfunktion bei Nicht-Finalisierung der Stundenlisten
Die Mitarbeitenden schließen ihre Stundenabrechnung bei WWF Österreich selbstständig ab, Vorgesetzte geben diese nur mehr per Klick frei. Sollte ein Mitarbeitender vergessen, die monatliche Stundenabrechnung abzuschließen, erhält dieser automatisch von TimeTac eine Erinnerung per E-Mail, dass die Stundenabrechnung des Vormonats noch nicht abgeschlossen ist.
Transparenz für Mitarbeitende und HR
Michael Mayer dazu: „Unsere Mitarbeitenden schätzen besonders die Übersicht über ihre Stundenabrechnung und Urlaubsverwaltung. Sie können jederzeit ihre Plusstunden oder den aktuellen Stand der Urlaubstage selbst abrufen.“
Reisezeiten werden bei WWF Österreich unterschiedlich bewertet, je nachdem ob diese unter aktive oder passive Reisezeit fallen und dementsprechend in TimeTac abgebildet und bewertet. Aktive Reisezeit zählt 1:1 im Arbeitszeit-Saldo und wird nicht extra in der Stundenabrechnung ausgewiesen. Die passive Reisezeit wird in einer eigenen Spalte in der Stundenabrechnung ausgewiesen.
Bei WWF Österreich sind verschiedene Überstundenpauschalen und All-In-Regelungen im Einsatz. Diese wurden in TimeTac beim jeweiligen Mitarbeitenden individuell abgebildet, sodass die Überstunden und korrekten Zuschläge des Mitarbeitenden automatisch berechnet und ausgewertet werden.
Evaluierung 1 Jahr TimeTac
Im Frühjahr 2021 ist die für TimeTac hauptverantwortlich zuständige Mitarbeiterin bei WWF Österreich in Mutterschutz/Karenz gegangen. Damit das spezifische Wissen der Key-Userin an die neuen Zuständigen bestmöglich übergeben wird und auch um nach einem Jahr die Nutzung von TimeTac zu evaluieren und an die aktuellen Anforderungen in der Organisation weiter anzupassen, hat der Kunde um einen sogenannten Account-Review angefragt.
Das Ergebnis
Michael Mayer über die Ziele, die mit TimeTac erreicht wurden:
„Wir haben den Großteil unserer gesteckten Ziele mit TimeTac erfolgreich erreichen können. Wir konnten unseren Papierverbrauch bei der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung auf null reduzieren. Unsere Mitarbeitenden sparen sich viel Zeit, dank der intuitiven Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung und haben Transparenz über ihre Arbeitszeiten und Urlaubs-Salden, was diese sehr schätzen. Aber nicht nur die Belegschaft spart sich viel Zeit, auch im HR-Team konnten wir unseren Verwaltungsaufwand reduzieren. Mit den Reporting-Funktionen können wir die Zeitdaten rasch analysieren. Hier wünschen wir uns allerdings noch mehr Flexibilität bei den Warnmeldungen zu Zeitüberschreitungen und „internen Limits“, um noch effizienter arbeiten zu können.“
