Die Herausforderung
Arbeits- und Projektzeit kontrollier- und nachvollziehbar machen
Vor TimeTac gab es kein passendes System im Unternehmen. Die Arbeitszeit wurde mittels Excel-Listen erfasst. Diese waren uneinheitlich und nicht ausreichend kontrollier- und nachvollziehbar, um einerseits gesetzliche Regelungen und andererseits interne Anforderungen zu erfüllen. Urlaub und Überstunden im Blick zu behalten, wurde immer mehr zur Herausforderung. Für einzelne Projekte wurde fallweise eine Projektzeiterfassung herangezogen, die aber keine umfassende Projektabwicklung ermöglichte. Die Arbeitszeiten wurden manuell in diese übertragen. Diese Form der Dokumentation ermöglichte keine verlässliche Basis für Kalkulationen bzw. Auswertungen der Leistungen.
Die Lösung
Projekte, Arbeitszeit, Überstunden, Urlaube in einem einheitlichen System
TimeTac ist standardmäßig vorkonfiguriert und kann mittels Einstellungen an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens kundenseitig angepasst werden. Eine Ansprechperson von TimeTac berät von Beginn an, um die optimale Lösung für die Zeiterfassung zu definieren. Optional steht ein Onboarding-Service zur Verfügung. Dabei begleitet eine Ansprechperson von TimeTac bei der Einrichtung und Dateneingabe bis hin zur erfolgreichen Nutzung. wolke blau hat das Setup selbstständig umgesetzt:
Carola Ebert: „Zu Beginn ergeben sich schon einige Fragen beim Setup, beim Einpflegen der Daten sowie Detailfragen zur Nutzung. Hier war eine persönliche Ansprechperson sehr vorteilhaft.“
Übersichtliche Eingabemöglichkeiten sichern die tägliche Nutzung
wolke blau hat sich für ein Zeiterfassungssystem von TimeTac entschieden, das die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einem einheitlichen System ermöglicht. Durch die webbasierte Zeiterfassung von TimeTac kann von jedem internetfähigen Gerät auf die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung zugegriffen werden. Bei wolke blau wird TimeTac auf Computern genutzt.
Projektzeiterfassung mit gleichzeitig der Gebietskrankenkasse konformer Stundendokumentation
In der Arbeitszeiterfassung von TimeTac können sämtliche Arbeitszeitmodelle sowie gesetzliche, kollektivvertragliche, betriebliche und sonstige Vorgaben abgebildet werden und erleichtern somit deren sichere Einhaltung.
In der Projektzeiterfassung von TimeTac werden Arbeitszeiten direkt nach Projekten, Tätigkeiten, Aufträgen und Kund:innen erfasst. Alle Projekte werden in übersichtlicher Baumstruktur dargestellt und erleichtern so das Planen der notwendigen Ressourcen. Mit wenigen Klicks können Projekte ausgewertet und Leistungsberichte erstellt werden. Alle angefallenen Leistungen und Arbeitszeiten sind sofort zur Einsicht verfügbar und können für die Abrechnung herangezogen werden.
Überstunden und Urlaubstage transparent im Blick
In der Urlaubsverwaltung werden auf Basis der Voreinstellungen in der Arbeitszeiterfassung die Urlaubstage, Überstunden und Zuschläge automatisch korrekt berechnet und übersichtlich angezeigt. Vorgesetzte und Mitarbeitende können jederzeit Arbeitszeiten sowie Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubszeiten abrufen bzw. diese transparent im Blick behalten.
Bei wolke blau kann ein Überstunden-Guthaben mittels Multiplikator in den Folgemonat übernommen werden. „Die gewünschte Anpassung wurde telefonisch mit unserer persönlichen Ansprechperson von TimeTac besprochen und anschließend perfekt für uns umgesetzt“, so Carola Ebert.
Automatische Stundenabrechnung
Alle erfassten Arbeitszeiten und Fehlzeiten werden in der Stundenabrechnung automatisch auf Basis der genannten Einstellungen berechnet. Verletzungen gesetzlicher und sonstiger Vorgaben sind klar ersichtlich und erleichtern so die sichere Einhaltung sowie die Lohnabrechnung.
Das Ergebnis
Alle Ziele konnten durch die Nutzung von TimeTac erreicht werden.
Carola Ebert: „Mit TimeTac haben wir einen perfekten Überblick über alle aufgewendeten Stunden bekommen und somit die Möglichkeit erhalten, ein Projektcontrolling aufzubauen. Intern sorgt TimeTac für eine bessere Organisation und Abstimmung zwischen den Mitarbeitenden bzw. Teams. TimeTac leistet einen bedeutenden Beitrag zum laufenden Betrieb und zur Erreichung der Unternehmensziele.“
