Die Herausforderung
Das bisherige System der Gemeinde Einhausen konnte den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Die Gemeindeverwaltung hat sich daher auf die Suche nach einem einfach zu handhabenden Programm, das dennoch die komplexen Aufgabenstellungen des TVöD darstellen kann, gemacht.
„Wichtig war uns die Skalierbarkeit, eine einfache Handhabung für die Beschäftigten, die Erreichbarkeit von jedem internetfähigen PC aus und die mögliche Nutzung einer App“, so Stefan Grimm, Abteilungsleiter für die Bereiche EDV-, Personal und Organisation, der die Anforderungen an die Zeit- und Urlaubsverwaltung in einem Satz zusammenfasst.
Die Lösung
Intuitive Arbeitszeiterfassung – jederzeit erreichbar – weniger Fehler und Rückfragen
Die Gemeinde Einhausen verfügt über mehrere, lokal verteilte Einrichtungen wie Kindergarten, Sporthalle, Schwimmbad etc. Die webbasierte Zeiterfassung von TimeTac ermöglicht den Zugriff auf die Zeiterfassung von jedem internetfähigen Gerät aus.
Die Gemeindeverwaltung hat sich für die Arbeitszeiterfassung via Weboberfläche am PC in der Verwaltung und für die unterschiedlichen Standorte via Terminal entschieden. Die TimeTac Terminals sind selbsterklärend und leicht handhabbar. Die Mitarbeitenden in den verschiedenen Einrichtungen loggen sich schnell und unkompliziert, quasi im Vorbeigehen via Chip für Kommen, Gehen und Pause ein. Die Terminals wurden für die Gemeinde Einhausen speziell konfiguriert, so dass jedes Gerät einem bestimmten Standort zugeordnet ist. Wechselt ein Mitarbeitender im Zuge seiner Arbeit zwischen verschiedenen Standorten, bucht er sich am jeweiligen Terminal ein und der Arbeitsaufwand kann dem Standort zugeordnet werden. Aber auch die Verteilung der Personalressourcen kann leicht bestimmt werden, so lassen sich Ressourcen effizienter händeln und interne Abläufe verbessern. Alle aufgezeichneten Daten der unterschiedlichen Standorte sind zentral abruf- und verwaltbar. Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, erfassen ihre Arbeitszeit mittels mobiler Zeiterfassung via TimeTac App am Smartphone. Sollte einmal keine Internetverbindung vorhanden sein, werden die aufgezeichneten Zeiten an das Zeiterfassungssystem übertragen, sobald die Verbindung wieder aufrecht ist.
Effiziente und transparente Verwaltung von Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand, Überstunden
Aber nicht nur die Arbeitszeiterfassung sollte erleichtert werden, auch die Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung der Mitarbeitenden. So beantragt der Mitarbeitende im TimeTac Urlaubsplaner mit wenigen Klicks und mittels Vorlage Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand oder andere Abwesenheiten, die definiert werden können. Vorgesetzte erhalten diesen Antrag, wie im Fall der Gemeindeverwaltung Einhausen, per Email und können den Urlaub, auf Basis von schnellen Einsichten in die Urlaubsverwaltung des Mitarbeitenden, genehmigen oder ablehnen, ebenso mittels Vorlagen. Nach Genehmigung wird der Urlaub automatisch in der Urlaubsplanung und Stundenabrechnung der Arbeitszeiterfassung des jeweiligen Mitarbeitenden vermerkt und berechnet.
Auf Basis der Einstellungen in der Arbeitszeiterfassung berechnen sich automatisch die Vorgaben für die TimeTac Urlaubsverwaltung. So werden der aktuelle Urlaubsanspruch und der Urlaub für die nächste Periode, Resturlaub und beantragte bzw. genehmigte sowie restliche Überstunden übersichtlich und transparent für jeden Mitarbeitenden dargestellt.
Dank der Statusübersicht der TimeTac Arbeitszeiterfassung sehen die Mitarbeitenden auf einen Blick wer gerade woran arbeitet, wer in der Pause oder gerade auf Urlaub ist. Im TimeTac Urlaubsplaner können die Mitarbeitenden im Jahres-, Abteilungs- und Teamkalender sehen, welche Mitarbeitenden gerade abwesend sind.
Durch schnelle Eingabe von Urlaub, Krankheit, etc. erhält die Personalabteilung Unterstützung und der Administrationsaufwand reduziert sich deutlich.
Stefan Grimm: „Der gesamte Prozess der Gewährung von Urlaub, Überstunden etc. und die Freigaben per Mail von TimeTac entsprach exakt unseren Vorstellungen.“
TVöD sowie gesetzeskonform verwalten: Stundenmodelle, Mehr- und Überstunden, Sonntagsarbeit, Zuschläge
Viele verschiedene Dienstpläne und die komplexen Vorgaben des Tarifvertrags für den Öffentlichen Dienst (TVöD) abbilden und diesen entsprechen: Das war eine Herausforderung, die das alte Zeiterfassungssystem der Gemeindeverwaltung Einhausen nicht bewältigen konnte. In der Arbeitszeiterfassung von TimeTac können beliebig viele verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, ebenso die Vorgaben des TVöD. Die Mehr- und Überstunden und insbesondere die verschiedenen Zeitzuschläge können in TimeTac individuell an das Stundenmodell angepasst und automatisch berechnet werden. Beispielsweise wurde bei der Gemeinde Einhausen zusätzlich eine Spalte „Sonntagsarbeit“ in der Stundenabrechnung eingepflegt und gesondert ausgewiesen, ebenso wird auch die Nachtarbeit extra geführt.
Schnelle und individuelle Auswertungen – nachvollziehbar und übersichtlich
Auswertungen zur Arbeitszeit, Krankheit, Urlaub etc. einzelner Mitarbeitender oder ganzer Abteilungen, können ebenso nach eigenen Vorgaben und mit wenigen Klicks erstellt, in andere Systeme zur Weiterbearbeitung übertragen bzw. exportiert werden. So erhalten Führungskräfte einen schnellen Überblick über Urlaub, Überstunden, Krankheit der zugeordneten Beschäftigten.
Weniger Administrationsaufwand in der Personalverwaltung – Zeit sparen
Durch die rollenbezogene Darstellung in der TimeTac Zeiterfassung, erhält jeder Mitarbeitende nur jeweils die Einstellungen, die er auch tatsächlich für seine Arbeit benötigt und wird nicht unnötig überfordert. Aber auch durch die transparente Einsicht in die Stundenabrechnung bzw. Urlaubsverwaltung, die jeder Mitarbeitende in TimeTac hat, erübrigen sich viele Rückfragen in der Personalverwaltung, was dieser wiederum viel Zeit spart. Beispielsweise können Mitarbeitende auch im Nachhinein noch erfasste Stunden in der Zeiterfassung selbst korrigieren. Nach dem Eintrag erhält der jeweils Vorgesetzte einen Antrag diesbezüglich zur Ansicht und Freigabe. Das spart wiederum nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler und langwierige Korrekturen der Stundenabrechnung in der Personalabteilung.
Das Ergebnis
„Mit TimeTac haben wir eine einfache und effektive Zeit- und Urlaubsverwaltung im Einsatz. Das Design ist optisch ansprechend und durch die Darstellung mit Registerkarten sehr übersichtlich. Die Zeiterfassung ist für alle Beschäftigten schnell und intuitiv erfassbar, so wie wir uns das vorgestellt haben.
In der Personalverwaltung haben wir deutlich weniger Rückfragen und sparen uns einiges an Zeit in der Verwaltung. Führungskräfte erhalten einen schnellen Überblick über Urlaub, Überstunden und Krankheit ihrer zugeordneten Beschäftigten.
Alle unsere spezifischen Anforderungen wurden von TimeTac berücksichtigt und für uns individuell konfiguriert. Ein schneller und problembezogener Support, der uns für rasche Auskünfte zur Verfügung steht, rundet das Angebot perfekt ab.
Mit TimeTac haben wir keinerlei systemtechnischen Aufwand, diesen übernimmt TimeTac für uns, das System ist äußerst verlässlich. Besonders hervorheben möchte ich, dass seit wir TimeTac nutzen, es noch nie vorgekommen ist, dass TimeTac nicht verfügbar war. TimeTac ist skalierbar, die Kosten sind transparent, sie werden nach Anzahl der Personen und dem jeweiligen Funktionsumfang abgerechnet.“ Stefan Grimm, Leitung EDV, Personal und Organisation
