Die Herausforderung
Homeoffice – ja, aber ohne Excel
Das Team von Voodoo Marketing hatte Arbeitszeiten bisher via Excel und handschriftlichen Mitschriften erfasst. Da das Unternehmen gewachsen und die Anzahl der Mitarbeitenden gestiegen ist, nahm auch der Administrationsaufwand zu. Die Zeiterfassung via Excel erwies sich bald als umständlich und ineffizient. Zudem konnte eine manuelle Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten den Anforderungen des Unternehmens an Flexibilität nicht erfüllen. Das hybride Arbeitszeitmodell „Büro & Homeoffice“ veranlasste Geschäftsführer Alfred Zeiselberger dazu, eine Online-Zeiterfassung in Betracht zu ziehen:
„Ein regelrechter Babyboom in unserem Unternehmen hat dazu geführt, dass Mitarbeitende gelegentlich während der Karenz von zu Hause aus arbeiten. Das war für uns der Zeitpunkt, an dem wir beschlossen, dass eine einfache und flexible Arbeitszeitdokumentation eingeführt werden muss.“
Erfahrungen zeigten, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen via Excel ungenau und geschätzt waren. Der Überblick über gearbeitete Stunden – ob von zu Hause oder im Büro – ging verloren. Auch Abwesenheiten, wie z. B. Urlaube, wurden von der Excel-Zeiterfassung nicht berücksichtigt. Damit einhergehend wurde es schwieriger und aufwändiger, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeit zu kontrollieren. Ein weiterer Grund für Alfred Zeiselberger, eine übersichtliche und exakte Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Die Lösung
Maximale Transparenz und minimaler Aufwand
Das webbasierte Zeiterfassungssystem von TimeTac bietet dem Unternehmen größtmögliche Flexibilität. Ob im Büro oder im Homeoffice – Arbeitszeiten können einfach und mit einem einzigen Klick gestartet und gestoppt werden. Das Voodoo-Marketing-Team profitiert von einfachem und intuitivem Handling.
Der Administrationsaufwand ist niedrig, da sowohl erfasste Arbeitsstunden und Pausen als auch Abwesenheiten unmittelbar für die Administration zugänglich sind. Diese behält mühelos den Überblick über Live-Arbeitszeiten, Anwesenheiten, derzeit bearbeitete Projekte sowie Urlaube und andere Abwesenheiten. Die Administration hat alle Informationen im Blick und profitiert von einer transparenten Arbeitszeitaufzeichnung – auch bei Mitarbeitenden im Homeoffice.
In der Stundenabrechnung, welche für jede Person auf Basis der Voreinstellungen zum Arbeitszeitmodell automatisch erstellt wird, werden Übertretungen des Arbeitszeitgesetzes ausgewiesen. Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen kann somit einfach und schnell kontrolliert werden.
Das Ergebnis
Ein übersichtliches und einfaches Zeiterfassungssystem
Das Zeiterfassungssystem erfüllt alle Anforderungen des Unternehmens an eine Zeiterfassung: einfache und intuitive Bedienung, uneingeschränkte Transparenz auch bei Mitarbeitenden im Homeoffice, geringer Verwaltungsaufwand und die einfache Kontrolle der gesetzlichen Vorgaben.
Laut Alfred Zeiselberger profitiert die Administration besonders von den übersichtlichen Ansichten in TimeTac, wie z. B. vom Urlaubskalender. Arbeitszeiten werden nun mit der einfachen Start-Stopp-Funktion via Laptop, PC und Mac erfasst. Obwohl der Einführung eines Zeiterfassungssystems zunächst mit Skepsis begegnet wurde, werden Arbeitszeiten nun gerne erfasst. Vor allem die Übersicht über eigene Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubsanspruch etc. überzeugte das Voodoo-Marketing-Team letztlich.
