Die Herausforderung
Greenpeace hatte vor TimeTac ein anderes Zeiterfassungssystem in Verwendung. In vielen Aspekten entsprach dieses jedoch bald nicht mehr den Anforderungen einer internationalen Organisation mit einer Vielzahl an Standorten und Mitarbeitenden. Director of Technology Florian Bolka beschreibt die Situation folgendermaßen:
„Unsere alte Zeiterfassung basierte rein auf Excel und konnte unseren Bedürfnissen bald nicht mehr nachkommen. Generell haben wir Mitarbeitende in acht Ländern sowie auch internationale Kollegen, die von unserem Standort aus für andere Länder arbeiten. Vor allem dadurch stößt dieses Zeiterfassungssystem an seine Grenzen.“
Nicht nur aufgrund der fehlenden Internationalität dieser Art der Zeiterfassung, sondern auch wegen der eingeschränkten Funktionalitäten wurde der Wunsch nach einer modernen, webbasierten Zeiterfassung immer größer. Beispielsweise war es nicht möglich, Arbeitszeit auf verschiedene Aufgaben an einem Tag zu verbuchen. Ebenso konnten nicht mehrere Pausen eingetragen werden. Diese Daten spiegelten deshalb den Arbeitstag des Mitarbeitenden nicht 100%-ig exakt wider.
Laut Florian Bolka erwies sich die Zeiterfassung per Excel auch als aufwändig, unpraktisch und nicht sehr bedienerfreundlich. Eben diese veraltete Art, Arbeitszeit zu erfassen, resultierte in einer sehr geringe Motivation seitens der Mitarbeitenden, das Tool zu nutzen.
Aus diesen Gründen entschied Greenpeace ein anderes Zeiterfassungssystem in Betracht zu ziehen, welches die Bedürfnisse der Organisation hinsichtlich Internationalität, uneingeschränkter Transparenz auch für Kollegen, spezifischer und individuellen Zeitbuchungen und Usability für den Nutzer erfüllen kann.
Die Lösung
Durch Internetrecherche stieß Florian Bolka auf das Zeiterfassungssystem von TimeTac. Nach eingehender Auseinandersetzung wurde klar, dass TimeTac den Anforderungen der Organisation gerecht werden konnte.
Zu diesen Bedürfnissen zählen sehr spezifische Funktionen. Beispielsweise muss es möglich sein, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle zu definieren und diese auch flexibel wechseln zu können. Ebenso benötigen einzelne Teams von Greenpeace eigene, individuelle Aufgaben und Projekte, die aber für andere Teams keine Rolle spielen. Bei TimeTac können den Mitarbeitenden bereits voreingestellte oder selbst definierte Arbeitszeitmodelle zugewiesen werden, welche im Nachhinein flexibel geändert oder gewechselt werden können. Projekte und Aufgaben werden in TimeTac individuell erstellt und dem Team oder der Abteilung zugewiesen, die für das Projekt verantwortlich ist. Aufgrund der flexiblen Möglichkeit, jederzeit Pausen zu buchen bzw. zwischen Aufgaben und Projekten zu wechseln, können exakte und nachvollziehbare Aufzeichnungen garantiert werden.
Wie bereits erwähnt, spielt die internationale Verwendbarkeit eine große Rolle für die Organisation. Das Zeiterfassungssystem von TimeTac ist in mehreren Sprachen verfügbar und bietet ebenso Feiertagskalender für viele Länder an. Auf diese Weise ist eine länderübergreifende Anwendung möglich.
Sehr wichtig ist Herrn Bolka auch eine uneingeschränkte Transparenz:
„Jeder soll sehen können, wer aktuell im Büro anwesend ist oder außer Haus/im Home Office erreichbar ist. Eine erleichterte Koordination der Urlaube, welche auch eine team- und abteilungsübergreifende Einsicht bietet, bedeutet für uns ebenso einen Mehrwert.“
Die Statusübersicht von TimeTac bietet einen klaren Überblick über Kollegen: Wer anwesend ist, wer im Home Office arbeitet, wer gerade Pause macht und wer im Urlaub ist, ist auf einen Blick ersichtlich. Ebenso können Mitarbeitende die eingetragenen Urlaube der direkten Kollegen einsehen, sofern diese Berechtigung erteilt wird. Auf diese Weise gibt es keine Kollisionen oder Missverständnisse bei der Urlaubsplanung. Auch die Beantragung einer Abwesenheit ist sehr einfach: Der Mitarbeitende stellt einen Antrag im System, welcher zum verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet wird. Dieser kann dann den Antrag mit einem Klick genehmigen oder ablehnen und hat gleichzeitig den restlichen Urlaubsanspruch des entsprechenden Mitarbeitenden im Blick.
Das Ergebnis
Nicht nur die Tatsache, dass TimeTac die oben genannten Anforderungen erfüllen konnte, sondern auch andere Vorteile des Systems überzeugten Herrn Bolka. Dazu gehören beispielsweise die praktische SSO-Anmeldung (Single Sign-On) und das flexible Preismodell. Die Preise der Module richten sich nämlich nach der Anzahl der Mitarbeitenden, welche das entsprechende Modul nutzen. Demnach ist es möglich, ein Modul auch nur für bestimmte Mitarbeitende oder Teams/Abteilungen zugänglich zu machen und dies auch flexibel zu wechseln. Der Preis richtet sich immer nach der aktuellen Nutzung.
Ebenso die Möglichkeit, auf verschiedene Weisen Arbeits- und Projektzeit zu erfassen, überzeugte Herrn Bolka. TimeTac bietet hierbei die Möglichkeit, per Webbrowser, Desktop App, Smartphone usw. Zeitbuchungen zu erfassen. Dies hatte sehr positive interne Rückmeldungen zur Folge:
„Wir haben unseren Mitarbeitenden durch die vielfältigen Möglichkeiten von TimeTac eine gewisse Flexibilität einräumen können, wie bzw. worüber sie ihre Zeit erfassen. Das kam sehr gut an.“
Greenpeace hat sich dazu entschieden, die Arbeitszeiterfassung, die Urlaubsverwaltung und teilweise auch die Projektzeiterfassung von TimeTac zu nutzen. In Zukunft ist sogar geplant, das Modul der Personaleinsatzplanung für das Fundraising-Team zu nutzen.
Um die Einführung des neuen Systems möglichst einfach zu gestalten, wurde der Onboarding Service von TimeTac genutzt. Laut Florian Bolka half dieser Service sehr dabei, TimeTac zu konfigurieren und auch individuelle Einstellungen zu definieren:
„Der Onboarding-Service bot uns eine super Begleitung durch die teils doch komplexen Rechte- und Einstellungsmöglichkeiten. Mit der Hilfe des TimeTac-Experten konnten wir das System genau auf unsere Bedürfnisse zuschneiden. Beispielsweise konnten wir das Wording der Benutzeroberfläche ändern, die Warnhinweise in der Stundenabrechnung anpassen und auch einige Schnittstellen implementieren, wie z.B. einen Reminder für den Monatsabschluss oder eine bessere Einbindung in den Google Kalender.“
Die Mitarbeitenden nutzen TimeTac gerne über das Smartphone, um Zeitbuchungen live zu erfassen. Ebenso sorgt die einfache Urlaubsbeantragung und die Übersicht über die Abwesenheiten der Kollegen für hohe Akzeptanz. Administratoren schätzen die verschiedenen Arbeitszeitmodelle, welche auch individuell erstellt werden können. Zusätzlich bietet die Statusübersicht Transparenz für die gesamte Organisation und somit einen Mehrwert für beide Nutzergruppen.
Insgesamt verhalf TimeTac Greenpeace zu einer Verringerung des Administrationsaufwandes und der „Zettelwirtschaft“. Die Organisation profitiert nun von einer besseren Kontrolle über Arbeitszeitsalden sowie Überstunden und geringeren Missverständnissen in der Urlaubsverwaltung.
