Die Herausforderung
Ein verlässlicher Partner für die Zeiterfassung und Urlaubsauswertung
karriere.at nutzt die TimeTac Zeiterfassung bereits seit 2017. Zuvor wurde das eigene CRM-Programm zur Zeiterfassung verwendet. Die Prozesse und Abläufe darüber waren jedoch sehr umständlich und die Möglichkeiten stark eingeschränkt. Mit der Einführung einer modernen Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sollte der Arbeitsaufwand deutlich reduziert und mehr Transparenz über Stundenaufzeichnungen und Abwesenheiten für Teamleads, HR und das gesamte Team geschaffen werden.
Claudia Reisinger:
„Uns fehlte vor TimeTac ein gesamtheitlicher Überblick über alle Zeitaufzeichnungen, aktuellen Stunden und Urlaubstage. Durch das Wachstum des Unternehmens wurde die Verwaltung immer aufwendiger und komplizierter. Das eigene CRM konnte nicht alles abbilden, was wir benötigten, da die Möglichkeiten dieses Tools sehr begrenzt waren. Es war uns daher wichtig, einen verlässlichen Partner zu finden, der eine Zeiterfassung und Urlaubsauswertung bietet, die einfach zu handhaben, leicht verständlich und unkompliziert umsetzbar ist.“
Die Lösung
Weniger Arbeitsaufwand, rechtskonforme Abbildung sowie mehr Überblick und Transparenz
Einheitliche und korrekte Zeiterfassung
Für karriere.at war es wichtig, dass die Zeiterfassung einfach und unkompliziert durchgeführt werden kann. Die Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden überwiegend über den Desktop am Arbeitsplatz erfasst.
Erfüllung der rechtlichen Anforderungen
TimeTac unterstützt das Unternehmen bei der rechtlich korrekten Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle. Dazu zählen unter anderem Stundengutschriften, Freigaben, Kappungen bei Gleitzeitregelungen, Zeitausgleich sowie die Verwaltung von Homeoffice und Kurzarbeit.
Die Software ermöglicht außerdem die Abbildung und Verwaltung verschiedener Kurzarbeitsmodelle gemäß den gültigen Regelungen im DACH-Raum. Die entsprechenden Stunden stehen per Knopfdruck zur Auswertung oder als Nachweis zur Verfügung. Auch im Homeoffice können Zeiten flexibel und ortsunabhängig erfasst werden. Eine Statusübersicht zeigt, wer aktuell im Homeoffice arbeitet oder nicht verfügbar ist, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert.
In der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung kann Homeoffice als Abwesenheit definiert und entsprechend erfasst werden. Diese Zeiten lassen sich in der Stundenabrechnung gezielt filtern und auswerten.
„Die Teamleitungen erhalten wöchentlich einen Homeoffice-Report und sehen so, wer aus dem Team in der kommenden Woche im Homeoffice oder im Büro ist“, so Claudia Reisinger.
Alles auf einen Blick: Urlaub, Krankenstände und mehr
Besonders wertvoll sind die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten in TimeTac, die einen aktuellen Überblick über An- und Abwesenheiten ermöglichen. Die Daten werden über eine API in interne Systeme exportiert und dort weiterverarbeitet.
Claudia Reisinger:
„Besonders schätzen wir die Urlaubsauswertung sowie weitere Auswertungen für unsere KPIs, etwa zu Sonderurlaub, Urlaubsständen oder Mehrstunden. Die Teamleitungen sind dadurch immer auf dem aktuellen Stand und können frühzeitig Maßnahmen setzen. TimeTac bietet einen klaren Überblick über alle An- und Abwesenheiten.“
In TimeTac können zahlreiche Abwesenheiten, die bereits vordefiniert sind, genutzt oder individuell ergänzt werden. Zusätzlich stehen umfangreiche Auswertungen in der Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung zur Verfügung. Über standardisierte Schnittstellen und eine API lassen sich die Daten automatisiert in andere Systeme übertragen.
„TimeTac unterstützt uns sehr gut im HR-Alltag. Unser Arbeitsaufwand hat sich deutlich reduziert, insbesondere in der Lohnverrechnung und beim Jahresabschluss. Die Teamleitungen haben einen besseren Überblick über Arbeitszeiten, Mehrstunden sowie Urlaubs- und Krankenstände im Team“, so Claudia Reisinger.
Das Ergebnis
„Alle unsere Ziele wurden mit TimeTac erreicht!“
Claudia Reisinger:
„Bei TimeTac stimmt einfach das Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Anwendung ist intuitiv und einfach. Der Support ist schnell erreichbar, sowohl per E-Mail als auch telefonisch. Auch bei speziellen Anforderungen oder kurzfristigen Anpassungen bietet TimeTac einen hohen Servicegrad. Insgesamt ist es ein Tool, das unsere Anforderungen vollständig erfüllt.“
