Die Herausforderung
Als Sarah Aichinger 2019 ins Unternehmen kam, gab es zur Arbeitszeiterfassung noch eine Stechuhr im Eingangsbereich des Unternehmens. Die erfassten Daten mussten von einer Mitarbeiterin aufbereitet, manuell ins Excel übertragen. Urlaubsanträge wurden auf Papier erstellt. Die Arbeitsabläufe mit Excel und Papier waren umständlich, langsam und ineffizient und für Sarah Aichinger nicht mehr zeitgemäß.
Sarah Aichinger: „Mein Ziel ist es, den gesamten HR-Bereich zu digitalisieren und so auch die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Der Aufwand für alle Beteiligten sollte so gering wie möglich gehalten werden und daher musste eine digitale Lösung her.“
Die Anforderungen an die Lösung waren von Beginn an klar: Der Aufwand sollte im HR-Bereich reduziert und somit alle Prozessschritte digitalisiert werden. Die Mitarbeitenden von Segafredo Austria sind auf mehreren Standorten in ganz Österreich verteilt, es gibt einen Außendienst und die Geschäftsleitung ist viel auf Reisen unterwegs und benötigte daher einen ortsunabhängigen Überblick. Die Führungskräfte sollten mehr Verantwortung erhalten, um die Steuerung und Führung der Mitarbeitenden zu erleichtern.
Die Lösung
Sarah Aichinger hat sich gemeinsam mit dem Head of IT-Kollegen auf die Suche nach einer passenden Lösung gemacht.
Dem Kunden ging es im ersten Schritt um die klassischen Funktionen einer digitalen Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung und um die Möglichkeit, alle Daten auch mit einer Applikation erfassen und verwalten zu können.
Mehr Flexibilität in den verschiedenen Bereichen
Da die Mitarbeitenden von Segafredo Austria in verschiedenen Arbeitsbereichen im Einsatz sind – von der Administration, Produktion bis hin zum Außendienst, benötigte das Unternehmen maximale Flexibilität bei der Erfassung und Erreichbarkeit der Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
TimeTac ist webbasiert sowie multi-device-fähig und kann daher orts-, zeit- und geräteunabhängig an allen Standorten in einem einheitlichen Zeiterfassungssystem eingesetzt werden. So nutzen beispielsweise leitende Mitarbeitende und der Außendienst die TimeTac Zeiterfassung App am Firmenhandy und Tablet. In der Administration und Produktion sind zwei TimeTac Terminals Evo Basic im Einsatz. Im Homeoffice wird gerne am PC und via Webbrowser Arbeitszeit und Urlaub erfasst bzw. verwaltet.
„Mir war es sehr wichtig, dass das Tool für meine Kolleg*innen und auch für mich als Key-Userin besonders user-freundlich ist und wir mit TimeTac einfach ortsungebunden sind“, so Sarah Aichinger.
Transparenz für die Geschäftsleitung und Mitarbeitende
Gerade die Geschäftsführung, die viel auf Reisen ist, schätzt an TimeTac den ortsunabhängigen Einblick und die übersichtlichen Auswertungen.
Aber auch die Mitarbeitenden und Führungskräfte schätzen den transparenten Überblick über ihre Stunden- und Urlaubsstände; dies lässt keine Fragen mehr offen.
Die praktische Statusübersicht in TimeTac verschafft allen Managern einen schnellen Überblick, welche Mitarbeitenden gerade anwesend, in Pause bzw. abwesend sind.
Flexibilisierung der Arbeitszeit
Mit TimeTac konnte erstmals Gleitzeit im Unternehmen eingeführt werden. Die Kernzeiten wurden in TimeTac definiert und werden automatisch überprüft. Wenn über den vereinbarten Rahmen hinaus gearbeitet wird, erhalten die Mitarbeitenden uhrzeitabhängige Zuschläge. Das Zeitguthaben wird direkt in Stunden abgerechnet und im Arbeitszeitsaldo des Mitarbeitenden berücksichtigt. Somit müssen keine Zuschläge mehr manuell errechnet werden. Mit wenigen Klicks können die zuschlagspflichtigen Zeiten ausgewertet und eingesehen werden.
Einhaltung und Überprüfung der Vorgaben
Die Einhaltung der Pausen und Tagesarbeitszeit wird in TimeTac festgelegt und automatisch von der Software überprüft. Die Mitarbeitenden erhalten 15 bis 30 Minuten vor Erreichen von 10 Arbeitsstunden pro Tag einen Warnhinweis per E-Mail bzw. in TimeTac und werden an das Beenden der Arbeit erinnert.
Der Kunde hat sich für einen Pausenabzug ab 6 Stunden für 30 Minuten entschieden. Standardmäßig wird der automatische Pausenabzug nur bei live erfassten Zeitbuchungen und bis zum Vortag angewendet. Sind im System Zeitbuchungen im Nachhinein manuell verändert bzw. erfasst worden oder offene Zeitbuchungsanträge vorhanden, erfolgt bei diesem für Segafredo Austria konfigurierten Pausenabzug auch eine Woche davor der automatische Pausenabzug.
Die Stundenabrechnung ist bis 5. des Monats von den Mitarbeitenden abzuschließen. Die zuständigen Manager bekommen einen Hinweis per E-Mail und im TimeTac Account, sollte die Stundenabrechnung der Mitarbeitenden noch nicht abgeschlossen sein.
Verwaltung von Abwesenheitszeiten
Die Urlaubsverwaltung von Segafredo Zanetti Österreich wurde für alle Mitarbeitenden erheblich vereinfacht, gerade auch für den Außendienst. Die Mitarbeitenden im Außendienst arbeiten in sieben verschiedenen Einsatzgebieten in ganz Österreich. Die Urlaubsanträge wurden zuvor manuell auf Papier beim Gebietsverkaufsleiter beantragt bzw. freigegeben, was nicht praktikabel war.
Mit der digitalen Urlaubsplanung und -verwaltung von TimeTac haben alle Mitarbeitenden einen guten Überblick über den Stand ihrer Urlaubstage. Alle Anträge auf Abwesenheit wie beispielsweise Urlaub, Homeoffice oder Dienstreise werden online gestellt und vom unmittelbaren Vorgesetzten ebenso online bearbeitet. Verschiedene Abwesenheitstypen wie Arztbesuch, Weiterbildung, Behördengang uvm. können in TimeTac flexibel und unbegrenzt gewählt und somit korrekt verbucht werden. Dank des Online-Antragswesens mit digitalem Workflow, erhalten die für Abwesenheitsanträge zuständigen Mitarbeitenden den Antrag in TimeTac und per E-Mail und können diesen rasch per Klick genehmigen. So erhalten die Antragstellenden schnell und unbürokratisch eine Rückmeldung auf ihre Anträge.
Die Führungskräfte können rasch Auswertungen zu den Urlaubsständen heranziehen und auf einen Blick sehen, welche davon bis Jahresende aufgebraucht werden sollen.
Das Ergebnis
Sarah Aichinger über ihre Erfahrungen mit TimeTac:
„Bei TimeTac wurde alles wie versprochen umgesetzt. Wir würden alles wieder so machen. Der Kundenservice ist super verlässlich. Bei TimeTac ist alles bestens aufbereitet. Ich kann nur Positives über die Zusammenarbeit mit TimeTac berichten.“
Für die Einführung von TimeTac hat sich Segafredo Zanetti Austria für das TimeTac Onboarding-Service entschieden, bei dem der Kunde bei der Einführung von einem TimeTac Experten angeleitet und unterstützt wird.
Sarah Aichinger über das Service: „Das Onboarding-Service war wichtig für uns. Dieses ist gut gemacht und sehr strukturiert aufgebaut. Wir sind alles gemeinsam durchgegangen, so dass eigentlich keine Fragen mehr offen geblieben sind. Und falls doch die eine oder andere Frage in der Implementierungsphase aufgekommen ist, habe ich direkt zum Hörer gegriffen und den Support kontaktiert. Dieser ist sehr gut erreichbar und alle Anfragen konnten gelöst werden – super schnell, super freundlich und vor allem persönlich.“
Sarah Aichinger fasst die Erfahrungen mit TimeTac im Unternehmen zusammen:
„Eine digitale Zeiterfassung ist meiner Meinung nach heutzutage ein Must-have. Die verfügbaren Auswertungen kommen bei der Geschäftsleitung sehr gut an. Besonders jene Kolleginnen und Kollegen, die schon eine digitale Zeiterfassung aus anderen Unternehmen kannten, sind sehr offen gewesen und der Einführung sehr positiv gegenüber gestanden. Generell waren die meisten sehr offen, die Einführung/Umstellung hat natürlich bei den Mitarbeitenden als auch Führungskräften ein wenig gedauert, hat dann aber sehr gut geklappt. Insgesamt schätzen die Mitarbeitenden, dass alles viel transparenter ist und man genau weiß, wie weit kann ich mich bewegen.“
