Können Urlaubstage grundsätzlich verfallen?
Gesetzliche Grundlage nach § 7 Abs. 3 BUrlG
In Deutschland haben Arbeitnehmende nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bei einer Fünf-Tage-Woche Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Sechs-Tage-Woche mindestens 24 Werktage). Bei diesem gesetzlichen Mindestanspruch handelt es sich um den sogenannten Erholungsurlaub, der jedem Arbeitnehmer zusteht. Tarifvertraglich sind aber oft zusätzliche Urlaubstage gewährt.
§ 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG regelt:
Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.
Damit gilt grundsätzlich: Urlaub ist im jeweiligen Kalenderjahr zu nehmen.
Verfall am 31. Dezember – der Regelfall
Nicht genommener Urlaub verfällt am 31. Dezember des jeweiligen Jahres. Das gilt jedoch nur, wenn:
- der Urlaub nicht genommen wurde
- keine Übertragungsgründe vorliegen
- und der Arbeitgeber ordnungsgemäß auf den drohenden Verfall hingewiesen hat
Verfällt Urlaub automatisch?
Nein. Urlaub verfällt nicht automatisch. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15) haben Arbeitgebende eine Mitwirkungspflicht.
Mitwirkungspflicht des Arbeitgebenden
Sie müssen Beschäftigte:
- konkret über offene Urlaubstage informieren
- klar auf den drohenden Verfall hinweisen
- eindeutig mitteilen, bis wann der Urlaub genommen werden muss
Ohne diesen Hinweis kann Urlaub nicht verfallen!
Was passiert ohne Hinweis?
Unterbleibt die ordnungsgemäße Information, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen – unter Umständen über mehrere Jahre hinweg. Aus Unternehmenssicht ist das deshalb relevant, weil sich offene Urlaubstage finanziell auswirken und zu höheren Urlaubsrückstellungen führen.
Praxis-Tipp: Eine strukturierte Urlaubsplanung erleichtert die rechtssichere Umsetzung dieser Hinweispflicht. Mit einer digitalen Urlaubsverwaltung wie TimeTac behalten Unternehmen Resturlaube im Blick, dokumentieren Hinweise nachvollziehbar und vermeiden unnötige Risiken.
Wann verfallen Urlaubstage im Folgejahr?
Übertragung von Urlaub ins nächste Kalenderjahr
Ohne Hinweis verfällt der Urlaub nicht – auch nicht nach Jahresende. Der Anspruch bleibt bestehen, bis die Information korrekt erfolgt ist. Eine Übertragung ist grundsätzlich möglich, wenn:
Betriebliche Gründe vorliegen
- Personalengpässe
- hohe Auftragslage
- unvorhersehbare Arbeitsbelastung
- andere organisatorische Hindernisse
Persönliche Gründe bestehen
- Krankheit
- Mutterschutz
- Elternzeit
- andere zwingende persönliche Umstände
Wichtig: Urlaubsansprüche während Mutterschutz oder Elternzeit verfallen nicht und können nach Rückkehr genommen werden.
Frist: 31. März des Folgejahres
Wird Urlaub wirksam übertragen, muss er bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden.
Beispiel: Resturlaub aus 2025 verfällt am 31. März 2026 – sofern ein zulässiger Übertragungsgrund bestand und ein ordnungsgemäßer Hinweis erfolgt ist.
Wann verfällt Urlaub bei Krankheit?
Kurzzeitige Erkrankung
Erkrankt ein Arbeitnehmender vor oder während des Urlaubsjahres und kann deshalb Urlaub nicht nehmen, gilt dies als persönlicher Übertragungsgrund. In diesem Fall werden die Urlaubstage ins Folgejahr übertragen und verfallen zur regulären am 31. März.
Wann verfällt Urlaub bei Langzeiterkrankung?
Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit greift eine Sonderregelung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH: Urteil vom 22.09.2022, Az. C-518/20 und C-727/70).
15-Monats-Regel nach EuGH
Ist ein Arbeitnehmender durchgehend arbeitsunfähig und kann deshalb keinen Urlaub nehmen, verfällt der Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.
Beispiel: Urlaub aus 2025 verfällt am 31. März 2027, wenn die Person durchgehend krank war. Aber, auch hier gilt: Der Arbeitgeber muss seine Mitwirkungspflicht erfüllen. Sonst findet keine Verjährung der Urlaubstage statt.
(Quelle: Bundesrechtsanwaltskammer BRAK)
Verfällt der Urlaubsanspruch ohne Arbeitgeber-Hinweis?
Nein. Arbeitgebende müssen rechtzeitig, transparent, individuell und nachweisbar über offenen Urlaub und den drohenden Verfall informieren, um Missverständnisse und den Verlust von Urlaubsansprüchen zu vermeiden.
Nicht ausreichend sind
- allgemeine Klauseln im Arbeitsvertrag
- pauschale Hinweise zum Beispiel im Intranet, die nicht konkret auf einzelne Beschäftigte bezogen sind
- Informieren Sie sich bei längerer Krankheit über geltende Fristen zum Urlaubsverfall
Zudem trägt der Arbeitgebende die Beweislast dafür, dass er seiner Informationspflicht gegenüber den Beschäftigten nachgekommen ist.
Kann mein Urlaubsanspruch verjähren?
Urlaubsansprüche unterliegen einer dreijährigen Verjährungsfrist (§ 195 BGB). Nicht genommener Urlaub kann danach in der Regel nach dieser Zeit nicht mehr eingefordert werden.
Wichtig: Die Frist beginnt nicht automatisch mit dem Jahresende. Sie läuft erst dann, wenn der Arbeitgebende seiner Hinweis- und Mitwirkungspflicht nachkommt und Beschäftigte klar sowie nachweisbar über offenen Urlaub und den drohenden Verfall informiert hat. Ohne Hinweis verjähren Ansprüche nicht und können sich über Jahre ansammeln.
(Quelle: Haufe)
Sonderfälle: Tarifvertrag, Kündigung & Resturlaub
Tarifverträge oder besondere betriebliche Regelungen
Tarifverträge oder Arbeitsverträge können:
- zusätzliche Urlaubstage gewähren
- längere Übertragungsfristen vorsehen
- günstigere Regelungen enthalten
(Quelle: BUrlG)
Wichtig: Eine Schlechterstellung gegenüber dem gesetzlichen Mindesturlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz ist jedoch unzulässig.
Urlaubsverfall bei Kündigung & Urlaubsabgeltung
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt:
- Nicht genommener Urlaub ist grundsätzlich zu gewähren.
- Ist dies aus zeitlichen Gründen nicht möglich, entsteht ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung (Auszahlung).
- Ein Urlaubsverfall ist in dieser Situation normalerweise ausgeschlossen.
Wichtig: Eine Schlechterstellung gegenüber dem gesetzlichen Mindesturlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz ist jedoch unzulässig.
Fazit: Wann verfällt Urlaub?
Urlaub verfällt nicht automatisch, sondern nur unter klar definierten Voraussetzungen. Wichtig sind die Jahresfrist bis 31. Dezember, mögliche Übertragungen bis 31. März sowie Sonderregelungen bei Krankheit. Entscheidend ist jedoch die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebenden: Ohne rechtzeitigen und konkreten Hinweis auf offenen Resturlaub tritt weder Verfall noch Verjährung ein. Wer Fristen und Pflichten kennt – und Urlaubsansprüche transparent verwaltet – kann vermeiden, dass Urlaubstage ungewollt verloren gehen oder sich rechtliche Risiken aufbauen.
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