El desafío
Antes de utilizar TimeTac, Greenpeace gestionaba el registro horario mediante un sistema basado principalmente en Excel. Sin embargo, la solución pronto dejó de responder a las necesidades de una organización internacional con empleados y sedes en distintos países. Florian Bolka, director de Tecnología de Greenpeace, explica así la situación:
«Nuestro antiguo sistema de registro horario se basaba principalmente en Excel y acabó quedándose corto. Tenemos empleados en ocho países, además de compañeros que trabajan desde nuestra sede para otros países. En este contexto, el sistema llegó rápidamente a sus límites».
Además de sus limitaciones para trabajar en un entorno internacional, el sistema ofrecía muy pocas funcionalidades. Por ejemplo, no permitía distribuir las horas entre distintas tareas dentro de una misma jornada ni registrar varias pausas. Como consecuencia, los datos no siempre reflejaban con exactitud la jornada laboral de cada empleado.
Según Florian Bolka, registrar las horas mediante Excel también resultaba costoso, poco práctico y difícil de utilizar. Este proceso anticuado hacía que la motivación de los empleados para mantener sus registros actualizados fuera muy baja.
Por estos motivos, Greenpeace comenzó a buscar una solución que respondiera a las necesidades de una organización internacional y ofreciera transparencia para todo el equipo, registros detallados y una experiencia de uso sencilla.
La solución
Tras investigar diferentes alternativas, Florian Bolka encontró el sistema de registro horario de TimeTac. Después de analizar sus funcionalidades, Greenpeace comprobó que la solución podía adaptarse a los requisitos de la organización.
Una de las principales necesidades era poder definir diferentes modelos de jornada y modificarlos de forma flexible. Con TimeTac, Greenpeace puede asignar a los empleados modelos preconfigurados o crear modelos personalizados y adaptarlos cuando sea necesario.
Los distintos equipos también pueden crear sus propias tareas y proyectos y asignarlos a los empleados, departamentos o responsables correspondientes. La posibilidad de registrar pausas y cambiar fácilmente entre tareas y proyectos permite mantener unos registros precisos y trazables.
La dimensión internacional también era fundamental. TimeTac está disponible en varios idiomas e incluye calendarios de festivos para diferentes países, lo que permite gestionar el registro horario desde una única plataforma.
Para Florian Bolka, la transparencia dentro de la organización también era una prioridad:
«Todo el mundo debería poder consultar quién está presente en la oficina, quién está disponible fuera de ella y quién teletrabaja. También es importante poder coordinar las vacaciones de forma sencilla y disponer de una visión general por equipos y departamentos».
La vista general de TimeTac permite consultar de un vistazo quién está presente, quién teletrabaja, quién está de descanso y quién está de vacaciones. Los empleados también pueden ver las ausencias de sus compañeros siempre que tengan los permisos correspondientes, lo que facilita la planificación de las vacaciones y evita solapamientos.
Solicitar vacaciones también es muy sencillo. El empleado envía la solicitud desde el sistema y el responsable recibe una notificación para aprobarla o rechazarla. Al mismo tiempo, puede consultar los días de vacaciones disponibles de cada persona.
El resultado
Además de cumplir los requisitos principales de Greenpeace, TimeTac ofrecía otras ventajas, como el inicio de sesión único, también conocido como SSO, y un modelo de precios flexible. El coste se adapta al número de empleados que utilizan cada módulo, por lo que la organización puede contratar licencias únicamente para determinados equipos, empleados o departamentos.
La flexibilidad para registrar las horas de trabajo y las horas dedicadas a proyectos también convenció a Greenpeace. TimeTac permite registrar las horas desde el navegador, la aplicación de escritorio o el smartphone, entre otras opciones.
«Gracias a las diferentes posibilidades que ofrece TimeTac, hemos podido dar a nuestros empleados más flexibilidad para decidir cómo y desde qué dispositivo registran sus horas. La respuesta ha sido muy positiva».
Greenpeace decidió utilizar TimeTac para gestionar el registro horario, las vacaciones y parte del seguimiento de proyectos. Además, la organización prevé incorporar en el futuro el módulo de planificación de personal para su equipo de captación de fondos.
Para facilitar al máximo la implantación del nuevo sistema, Greenpeace contó con el servicio de onboarding de TimeTac. Según Florian Bolka, este acompañamiento fue clave para configurar la herramienta y adaptar los ajustes a las necesidades de la organización:
«El servicio de onboarding nos acompañó durante todo el proceso de configuración, especialmente en aspectos como la gestión de permisos y otros ajustes más complejos. Con la ayuda de un experto de TimeTac, pudimos adaptar el sistema exactamente a nuestras necesidades. Por ejemplo, modificamos algunos textos de la interfaz, personalizamos los avisos del informe de horas e implementamos distintas integraciones, como un recordatorio para el cierre mensual y una mejor conexión con Google Calendar».
Los empleados utilizan principalmente la aplicación móvil de TimeTac para registrar sus horas de trabajo al momento. La facilidad para solicitar vacaciones y consultar las ausencias del equipo también ha contribuido a que la herramienta tenga una gran aceptación.
Por su parte, los administradores valoran la posibilidad de configurar diferentes modelos de jornada y adaptarlos individualmente. Además, la vista general del estado de los registros aporta transparencia a toda la organización y facilita el trabajo tanto de los empleados como de los responsables.
En conjunto, TimeTac ha permitido a Greenpeace reducir la carga administrativa y dejar atrás gran parte del papeleo. Ahora, la organización dispone de un mayor control sobre los saldos de horas y las horas extra, y ha reducido los errores y malentendidos relacionados con la gestión de vacaciones.
