Actualizado el 28 de julio de 2026. El registro de jornada ya es obligatorio en España. Lo que sigue pendiente es la norma que reforzará su formato digital y concretará nuevos requisitos. Separar ambas cosas es clave para saber qué debe cumplir tu empresa hoy y qué conviene preparar para los próximos meses.
1. Registro de jornada en 2026: qué es obligatorio hoy y qué está pendiente
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de su plantilla. El registro tiene que recoger la hora concreta de inicio y de finalización de cada jornada.
Por tanto, la obligación no empieza con la futura regulación del registro horario digital. Ya existe, se puede inspeccionar y su incumplimiento puede ser sancionado.
Lo que el Gobierno prepara ahora es un real decreto para concretar cómo debe funcionar el registro. El borrador publicado por el Ministerio de Trabajo plantea que sea digital, trazable y accesible, tanto para cada persona trabajadora como para su representación legal y la Inspección de Trabajo.
A 28 de julio de 2026, el real decreto todavía no está aprobado ni publicado en el BOE. Tras las observaciones del Consejo de Estado y varios meses de negociación entre los ministerios de Trabajo y Economía, el Gobierno ha anunciado que prevé retomar su tramitación en septiembre de 2026. Hasta que exista un texto definitivo, los requisitos del borrador deben entenderse como cambios previstos, no como obligaciones ya vigentes.
2. Qué exige hoy la normativa de registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario que incluya el inicio y el final de la jornada de cada persona. También establece cómo debe organizarse y durante qué periodo debe conservarse.
En la práctica, tu empresa debe asegurarse de que:
- cada jornada queda registrada de forma diaria;
- el registro muestra la hora concreta de entrada y de salida;
- los datos reflejan la jornada realizada, no solo el horario previsto;
- los registros se conservan durante cuatro años;
- las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección de Trabajo pueden acceder a ellos cuando corresponda;
- el sistema utilizado ofrece datos objetivos, fiables y accesibles.
Un cuadrante, un calendario o el horario incluido en el contrato no sustituyen al registro diario. Tampoco es buena práctica reconstruir las horas a final de mes: aumenta los errores, dificulta detectar incidencias y debilita la fiabilidad del registro.
La responsabilidad sigue siendo de la empresa aunque sea cada persona quien fiche. Por eso RR. HH. necesita un proceso claro para revisar registros incompletos, gestionar correcciones y conservar la información.
3. La base legal: TJUE, Estatuto de los Trabajadores y LISOS
La sentencia europea de 2019
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea resolvió el asunto C-55/18, originado por una demanda de CCOO contra Deutsche Bank en España. La sentencia estableció que los Estados miembros deben exigir un sistema objetivo, fiable y accesible que permita medir la duración de la jornada diaria.
El Real Decreto-ley 8/2019
España incorporó la obligación general de registro mediante el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. La obligación entró en vigor el 12 de mayo de 2019.
La LISOS y las sanciones vigentes
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción grave incumplir las normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos o registro de jornada. Las multas vigentes para las infracciones graves van de 751 a 7.500 euros, según su graduación.
La reforma que fue rechazada por el Congreso en 2025 planteaba cambios más duros, entre ellos sanciones por cada persona afectada. Ese régimen no está vigente. Para conocer el riesgo real de un caso concreto hay que atender a la normativa aplicable y a las circunstancias de la infracción.
4. En qué punto está el registro horario digital
La reforma digital nació vinculada al proyecto para reducir la jornada máxima semanal a 37,5 horas. El Congreso devolvió ese proyecto de ley al Gobierno en septiembre de 2025. Después, el Ejecutivo separó ambas iniciativas y decidió desarrollar el registro de jornada mediante un real decreto.
Esta es la cronología esencial:
- 12 de mayo de 2019: entra en vigor la obligación general de registrar diariamente la jornada.
- 10 de septiembre de 2025: el Congreso rechaza el proyecto de ley que unía la reducción de jornada, el registro digital y el derecho a la desconexión.
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros autoriza la tramitación urgente de un real decreto específico sobre registro de jornada.
- Octubre de 2025: el Ministerio de Trabajo somete el proyecto a audiencia e información pública.
- Marzo de 2026: el Ministerio abre la consulta sobre los requisitos técnicos y de seguridad que desarrollarían la futura norma.
- Julio de 2026: Trabajo y Economía acuerdan seguir revisando el texto y trasladan su tramitación a septiembre.
La conclusión para las empresas es sencilla: la obligación actual continúa intacta, pero la fecha y la redacción definitiva de las nuevas exigencias digitales siguen pendientes.
5. Qué cambios prevé el borrador del real decreto
El borrador publicado por el Ministerio de Trabajo propone una regulación mucho más detallada que la actual. Si se aprobara con una redacción similar, los principales cambios serían los siguientes:
- Registro por medios digitales. El papel y las hojas de cálculo dejarían de servir como sistema habitual. Solo se admitiría un método alternativo de forma temporal ante una incidencia técnica justificada.
- Fichajes personales y directos. Cada persona tendría que registrar sus entradas, salidas y demás eventos obligatorios cuando se produzcan.
- Más información en cada jornada. Además del inicio y el final, el sistema recogería pausas que no computen como trabajo, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias y si la jornada se realiza de forma presencial o a distancia.
- Correcciones trazables. Los cambios no podrían borrar el dato anterior. Deberían quedar identificados la modificación y su autoría.
- Acceso más sencillo. La plantilla podría consultar y obtener copia de sus registros. La representación legal y la Inspección también tendrían derechos de acceso definidos.
- Acceso remoto para la Inspección. El proyecto contempla que la Inspección pueda consultar la información de forma inmediata, tanto presencialmente como en remoto.
- Protocolo interno. La empresa tendría que documentar cómo se ficha, cómo se corrigen incidencias y cómo se revisa el funcionamiento del sistema.
El proyecto también mantiene la conservación de los registros durante cuatro años y exige respetar los principios de protección de datos, minimización, necesidad y proporcionalidad.
Importante: estos puntos proceden del proyecto sometido a audiencia pública. El texto puede cambiar antes de su aprobación y publicación en el BOE.
6. A quién se aplica el registro de jornada
Con carácter general, la obligación alcanza a las personas trabajadoras por cuenta ajena, tanto a jornada completa como parcial. También se aplica cuando existe flexibilidad horaria o la actividad se realiza fuera de la oficina.
Por eso deben registrar su jornada, entre otros:
- los equipos que trabajan en remoto o en modalidad híbrida;
- el personal que visita clientes o presta servicios en distintos centros;
- los equipos de obra, limpieza, mantenimiento o asistencia en campo;
- las personas con jornadas irregulares o distribución flexible de horas;
- las personas con contratos a jornada completa o parcial.
No existe una exención general para pymes o micropymes. Algunas relaciones laborales especiales y determinados sectores tienen reglas propias, por lo que conviene revisar cada supuesto. El borrador del real decreto también prevé particularidades para subcontratas, empresas de trabajo temporal y actividades con normativa específica.
¿Y si el equipo teletrabaja o tiene horario flexible?
La flexibilidad no elimina la obligación de fichar. Una persona puede organizar su jornada con autonomía y, a la vez, registrar las horas realizadas. De hecho, un sistema sencillo permite mantener esa flexibilidad sin perder visibilidad sobre descansos, excesos de jornada o registros pendientes.
7. Papel y Excel: qué validez tienen hoy
La normativa vigente no impone una tecnología concreta. En teoría, un registro en papel o una hoja de cálculo puede ser válido si garantiza datos objetivos, fiables, accesibles y conservados correctamente.
El problema aparece en la práctica. Las hojas que se completan días después, los archivos que pueden modificarse sin dejar rastro o los documentos dispersos por correo dificultan demostrar que el registro refleja la jornada real. También obligan a RR. HH. a perseguir fichajes y corregir datos justo cuando llega el cierre de nómina.
El proyecto de real decreto sí plantea el registro digital como norma general. Esperar a su aprobación para ordenar el proceso puede dejar muy poco margen de adaptación. Digitalizar ahora permite resolver incidencias reales de hoy y llegar preparado al cambio normativo.
8. Cómo preparar tu empresa para el cambio
No necesitas esperar al BOE para revisar si tu sistema funciona. Empieza por estas preguntas:
- ¿Todo el equipo registra la entrada y la salida cada día?
- ¿El sistema funciona también para quienes trabajan en remoto, en obra o visitando clientes?
- ¿RR. HH. puede detectar fichajes incompletos antes de cerrar el mes?
- ¿Las correcciones quedan documentadas?
- ¿Cada persona puede consultar sus registros?
- ¿Puedes entregar cuatro años de información si la Inspección los solicita?
- ¿Los datos están protegidos y solo accede quien debe?
Si alguna respuesta es “no” o “depende”, ya existe un riesgo operativo aunque la nueva norma siga pendiente.
Con el software de control horario de TimeTac, el equipo puede fichar desde la app, el navegador, una máquina de fichar o etiquetas NFC. RR. HH. revisa incidencias, consulta informes y mantiene las horas centralizadas sin perseguir correos ni reconstruir Excel a final de mes.
Fuentes oficiales y documentación consultada
- Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
- Real Decreto-ley 8/2019.
- Sentencia del TJUE en el asunto C-55/18.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
- Devolución del proyecto de ley por el Congreso, septiembre de 2025.
- Proyecto de real decreto sobre registro de jornada.
- Consulta sobre los requisitos técnicos y de seguridad.
- Estado de la tramitación en julio de 2026.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico para un caso concreto.
